Ay sonuna yaklaşırken “eLogo'da var, Logo'da neden yok?” sorusu muhasebe ekibinin zamanını alabilir. Cevap her zaman gerçekten eksik fatura değildir. Farklı firma, yanlış dönem, belge numarasının başka alana yazılması veya elektronik cari bilgilerindeki değişiklikler de araştırılmalıdır. CMReportNET, gelen e-Fatura kayıtlarını karşılaştırarak inceleme listesini daraltır. Bu yazı, Logo kullanıcısının farkları nasıl sınıflandırabileceğine ve ekip içinde nasıl takip edebileceğine odaklanır.
Belge gelişi ile muhasebe kaydı aynı aşama değildir
Elektronik belgenin eLogo üzerinden ulaşması, satın alma ve muhasebe sürecinin tamamlandığını göstermez. Belge önce kontrol edilebilir, ilgili birime yönlendirilebilir ve daha sonra Logo kaydına alınabilir. Bu aşamalar arasında bekleyen kayıtları görünür kılmak önemlidir. Ancak kontrol listesindeki her farkı hata saymak, gereksiz yeniden girişlere yol açabilir. İş akışında bekleyen belge ile yanlış kaydedilmiş belge ayrı değerlendirilmelidir.
Birden fazla Logo firması kullanan işletmelerde ilk soru “hangi şirket ve hangi dönem?” olmalıdır. Aynı tedarikçi farklı şirketlere fatura kesebilir. Benzer unvan ve tutar, belgelerin aynı olduğunu kanıtlamaz. Kontrol talebine firma, dönem, tarih aralığı ve belge yönü eklemek ekibin araştırmaya doğru yerden başlamasını sağlar. Bu bilgiler olmadan paylaşılan ekran görüntüsü çoğu zaman eksik bağlam taşır.
Farkları üç iş listesine ayırın
İlk liste, eLogo tarafında olup Logo içinde bulunamayan belgelerdir. İkinci liste, bulunan fakat iptal veya ret gibi özel durumu olan kayıtlardır. Üçüncü liste ise cari elektronik belge bilgilerindeki farklardır. Böyle bir ayrım muhasebe, satın alma ve sistem sorumlularının farklı konuları aynı dosyada birbirine karıştırmasını önler. Her listenin sorumlusu ve kapanış ölçütü farklı olabilir.
CMReportNET belge eşleştirmesinde öncelikle ETTN/UUID kimliğini değerlendirir. Sonraki adımlarda VKN/TCKN ile fatura veya belge numarası birlikte kullanılır; bazı durumlarda tarih ve tutarla benzersiz aday aranır. Bu nedenle yalnız görünen fatura numarasına bakmak yeterli değildir. Güçlü kimlik eşleşmesi bulunması da faturanın bütün vergi ve satır bilgilerinin doğru olduğu anlamına gelmez. Kayıt varlığı ile içerik denetimini ayrı tutun.
Eksik görünen belgeyi adım adım araştırın
1. Kapsamı yeniden kontrol edin
CMReportNET içinde doğru Logo firması ve dönem seçili mi? eLogo bağlantısı aynı işletmeye mi ait? Tarih aralığı belgenin tarihini kapsıyor mu? Önce bu soruları cevaplayın. Sorgu hata verdiyse veya tamamlanmadıysa sonucu eksik belge raporu olarak kullanmayın. Bağlantı sorunu giderildikten sonra aynı kapsamla yeniden kontrol yapın.
2. Belge kimliğine dönün
Faturanın ETTN/UUID bilgisini, tedarikçi VKN/TCKN bilgisini ve numarasını inceleyin. Logo aramasında fatura numarasının yanında belge numarasını da değerlendirin. Bir kaydın başka alanda bulunması, yeni kayıt açmadan çözülebilecek bir açıklama olabilir. Dövizli belgede işlem dövizini ve tutarını kontrol edin; TL karşılığıyla döviz tutarını karşılaştırmak yanlış fark üretir.
3. Sonucu sınıflandırın
Gerçekten kaydedilmemiş belge için normal Logo kayıt sürecini başlatın. Mevcut kayıt bulunmuşsa yeniden giriş yapmayın; gerekiyorsa yetkili düzeltme sürecini izleyin. İptal veya ret durumundaki belgeyi yeniden kaydedilecek fatura gibi işaretlemeyin. İncelemenin sonunda açıklamayı kısa ve somut tutun: “farklı dönem”, “belge numarası alanında bulundu” veya “kayıt bekliyor” gibi ifadeler takipte işe yarar.
eLogo Cari Kontrol hangi sorunu çözer?
Cari karttaki e-Fatura/e-İrsaliye mükellefiyeti ve elektronik etiket bilgileri zaman içinde değişebilir. CMReportNET eLogo Cari Kontrol ekranı, Logo tarafındaki bu bilgilerle servis bilgilerini karşılaştırır. PK ve GB etiketleri burada önemlidir: posta kutusu ve gönderici birim tanımları, cari bakiye alanları değildir. Bu ekranın cari borç/alacak mutabakatı yaptığı düşünülmemelidir.
“Carileri Kontrol Et” işlemiyle sonuç alınır; yalnız farklı kayıtlar filtrelenebilir. “Cari Hesapları Güncelle” ise ayrı bir değişiklik adımıdır. Kontrol yapılması kendiliğinden bütün cari kartların güncellendiği anlamına gelmez. Güncelleme kararında farkın hangi alanı etkilediğini inceleyin. Mükellefiyeti doğrulanamayan kaydı kesin olarak mükellef değil saymak yerine sorgu sonucunun nedenini araştırın.
Muhasebe ekibi için çalışma düzeni
Haftalık kısa kontrol ile ay sonu kapanış kontrolünü birlikte kullanabilirsiniz. Haftalık çalışmada yeni farklar erkenden görülür; kapanış öncesinde açık kalan konular yeniden değerlendirilir. Her çalışmada aynı tarih kapsamını ve raporun alınma zamanını kaydetmek, önceki listeyle kıyaslamayı kolaylaştırır. İki farklı tarih aralığının satır sayısını doğrudan karşılaştırmak anlamlı olmayabilir.
Bir örnekte aynı tedarikçiden on belge geldiğini, dokuzunun Logo'da bulunduğunu düşünün. Onuncu belge için önce kimlik ve dönem kontrolü yapılır. Satın alma ekibinin belgeyi beklettiği anlaşılırsa sorumlu ve tamamlanma tarihi belirlenir. Aynı tedarikçinin PK etiketi de farklıysa bu ikinci konu sistem sorumlusuna iletilir. Böylece belge girişi ile cari elektronik bilgi düzeltmesi birbirinden ayrılır.
Kontrol sonucunu nasıl paylaşmalı?
Ekip içi dosyada yalnız toplam fark sayısı yerine belge numarası, tarih, cari kimliği ve inceleme durumu bulunması daha faydalıdır. Bununla birlikte gereksiz kişisel veya ticari bilgileri geniş dağıtımlı bir dosyaya eklemeyin. Görev için gereken alanlarla sınırlı paylaşım yapın. Parola veya bağlantı bilgileri kontrol raporuna yazılmamalıdır. Destek talebinde sürüm, hata metni ve kapsam genellikle daha yararlı başlangıç bilgisidir.
İşlem sonrası karşılaştırmayı tekrar çalıştırarak açık konuların azalıp azalmadığını görün. Yalnız bir satırı takip dosyasından silmek teknik sorunun çözüldüğünü göstermez. Aynı belge yeniden fark veriyorsa numara, tarih ve kaynak bağlantısını tekrar inceleyin. Başarı ölçütü, incelemenin açıklanabilir olması ve gerekli düzeltmelerden sonra sonucun doğrulanmasıdır; sıfır fark elde etmek için anlamlı uyarıları yok saymak değildir.
Sık sorulan sorular
Eşleşme otomatik muhasebe kontrolü müdür?
Kayıtların bulunmasına yardımcı olur. Bütün hesap, vergi, satır ve ticari koşulların doğruluğunu tek başına kanıtlamaz; içerik incelemesi ayrı yapılır.
Fark bulunan fatura tekrar girilmeli mi?
Önce mevcut kayıt aranmalıdır. Firma, dönem veya numara alanı farkı nedeniyle bulunamayan belgeyi tekrar girmek mükerrerlik oluşturabilir.
Cari kontrolü bakiye farklarını kapatır mı?
Hayır. Buradaki kontrol mükellefiyet ve PK/GB bilgileridir. Bakiye uzlaştırması farklı bir finans çalışmasıdır.
CMReportNET Logo'nun yerine mi geçer?
Bu kullanımda Logo kayıtlarının incelemesini kolaylaştıran raporlama ve kontrol katmanıdır. Normal belge kayıt, düzeltme ve onay süreçleri önemini korur.
Ürün ve ilgili rehberler
CMReportNET ürün tanıtımı üzerinden kapsamı inceleyebilir, CMReportNET Desktop kurulum dosyasını resmi dağıtım adresinden indirebilirsiniz.
Düşüncenizi Paylaşın