e-Envanter Defteri 

Bu doküman, sistem üzerinden Envanter Defteri (E) ve Envanter Beratı (EB) oluşturma, numaralandırma, imzalama, gönderim ve saklama süreçlerini açıklamaktadır.

Doküman kapsamında aşağıdaki süreçler anlatılmaktadır:

•    Envanter Madde Numaralama 
•    Envanter Defteri XML Oluşturma 
•    Envanter Beratı Oluşturma 
•    İmzalama ve Gönderim Süreçleri 
•    Şube ve Dönem Bazlı Kullanım 
•    Kontrol ve Doğrulama İşlemleri 

Genel Bilgilendirme ve Takvim

Envanter Defteri, her hesap dönemi için iki kez hazırlanır ve gönderilir:
Tür                                            Açıklama
Açılış Envanteri                        Hesap döneminin ilk günü (01.01) için oluşturulur.
Kapanış Envanteri                   Hesap döneminin son günü (31.12) için oluşturulur.

Yasal Gönderim Süreleri

Süreç                           Gönderim Süresi
Açılış Envanteri           Dönemin ilk ayını takip eden 4. ayın 10. günü (Gelir Vergisi mükellefleri) veya 14. günü (Kurumlar Vergisi mükellefleri) sonuna kadar
Kapanış Envanteri      Gelir/Kurumlar Vergisi beyannamesinin verildiği ayı takip eden ayın 10. veya 14. günü sonuna kadar

1. Muhasebe Hesap Kartı Tanımları

1.1 Envanter Defterinde Kullanılsın Alanı

Envanter Defteri süreçlerinde kullanılacak muhasebe hesaplarının belirlenebilmesi amacıyla Muhasebe Hesap Kartı ekranına “Envanter Defterinde Kullanılsın” seçeneği eklenmiştir.

Muhasebe hesapları tablosunda (EMUHACC) INVBOOK alanı seçim yapılmış ise 1 olarak güncellenir.

e-Envanter defterine yansıyacak hesaplar için Hesap kartlarında Ana (Kebir) hesaplarında seçim yapılması gerekir.

1.2 Toplu Güncelleme İşlemi

Muhasebe hesapları toplu güncelleme ekranına aşağıdaki seçenek eklenmiştir:

Envanter Defterinde Kullanılsın

• Evet
• Hayır

Çalışma kuralları:

• Verilen filtrelere uygun ana hesaplar güncellenir.
• Alt hesaplar için güncelleme yapılmaz.
• Filtre sonucunda yalnızca alt hesaplar bulunuyorsa işlem uygulanmaz.
• Güncelleme sonucunda seçilen ana hesapların INVBOOK alanı toplu olarak güncellenir.

1.3 Versiyon Geçişi Sırasında Otomatik İşaretleme

Envanter Madde Numaralama işlemine dahil edilen aşağıdaki ana hesaplarda versiyon geçişi sırasında “Envanter Defterinde Kullanılsın” seçeneği otomatik olarak işaretli gelecektir.

Hesap Kodu     Hesap Adı
100                    Kasa Hesabı
101                    Alınan Çekler
102                    Bankalar
108                    Diğer Hazır Değerler
110                     Hisse Senetleri
120                    Alıcılar
121                     Alacak Senetleri
136                    Diğer Çeşitli Alacaklar
150                    İlk Madde ve Malzeme
151                    Yarı Mamuller
152                   Mamuller
153                   Ticari Mallar
157                    Diğer Stoklar
221                   Alacak Senetleri
253                  Tesis, Makine ve Cihazlar
254                  Taşıtlar
255                   Demirbaşlar
256                   Diğer Maddi Duran Varlıklar
257                   Birikmiş Amortismanlar
320                   Satıcılar
321                    Borç Senetleri
331                   Ortaklara Borçlar

2. Envanter Madde Numaralama

Envanter Defteri oluşturulmadan önce ilgili muhasebe fişlerinin envanter kurallarına uygun şekilde numaralandırılması gerekmektedir.

2.1 İşlem Adımları

Genel Muhasebe → İşlemler → Envanter Madde Numaralama menüsüne giriş yapılır:

2.2 Filtre Alanları

İşyeri/firma bazında e-envanter defteri verildiğinde aşağıdaki filtre alanları kullanılabilir:

Alan                               Açıklama
Tarih Aralığı                   İşlem yapılacak tarih aralığı
İşyeri Numarası             Belirli şubeye ait kayıtların filtrelenmesi

2.3 Numaralama Kuralları

Sistem aşağıdaki alanları otomatik oluşturur:

Alan                               Açıklama
Envanter Madde No    Fiş satırı hesap bazında müteselsil artar
Envanter Satır No        Satır bazında müteselsil artar

Çalışma Kuralları

•    Sayaçlar her mali dönemde yeniden 1’den başlar. 
•    Aynı dönem içerisinde kesintisiz artış sağlanır. 
•    Mükerrer numara oluşturulmaz. 
•    Daha önce numaralanmış fişler tekrar numaralandırıldığında, verilen filtre değerlerine göre numaralar yeniden oluşturulur. 

2.4 Numaralama Yapılan Fişler

Fiş Türü                  Fiş Değeri             Tarih

Açılış Fişleri            01                          01.01  ( mali dönem başlangıcı)

Kapanış Fişleri        07                         31.12 ( mali dönem sonu)

2.5 Numaralama Yapılan Hesaplar

1.3 maddesinde ki öndeğer seçili hesaplara ve kullanıcı tarafından “Envanter Defterinde Kullanılsın” işaretlenen hesapları içeren fiş satırları numaralama işlemine dahil edilir:

Bu hesapları içeren fiş satırlarına müteselsil şekilde:
•    Asset No 
•    Asset Line No 
değerleri atanır.

4. Envanter Defteri ve Berat Oluşturma

e-Defter uygulamasına “Envanter Defteri” seçeneği eklenmiştir.

4.1 e-Defter Parametreleri

e-Defter İmzalama Yönetimi = “Mali Mühürüm” seçildiğinde aşağıdaki işlemler kullanılabilir:

1.    Dosya Oluştur 
2.    İmzala 
3.    Berat Oluştur 
4.    Berat İmzala 
5.    GİB’e Gönder 
6.    Onaylı Berat İndir 

e-Defter İmzalama Yönetimi = e-Logo Entegratör seçildiğinde aşağıdaki işlemler kullanılabilir:

1.    Dosya Oluştur 
2.    Berat Oluştur 
3.    Gönder 

Envanter Defteri için ayrıca muvafakatname verilmemektedir.

4.2 Kontrol Numarası

Sistem, Envanter Defteri için otomatik olarak ENV ön ekiyle kontrol numarası üretir.
Örnek  ENV202601000001

5. Dosya Oluşturma Süreci

5.1 Defter Dosyası Oluşturma

“Dosya Oluştur” işlemi ile Envanter Defteri XML dosyası oluşturulur.
Dosya Formatı : VKN-YYYYMM-E-PARCANO.xml
Firma Bazlı Örnek : 6090122074-202601-E-000000.xml
Şubeli Kullanım Örneği : 6090122074-202601-E-000000-0002.xml

5.2 Berat Oluşturma

Defter oluşturulduktan sonra “Berat Oluştur” işlemi ile Envanter Beratı (EB) XML dosyası hazırlanır.

Dosya Formatı VKN-YYYYMM-EB-PARCANO.xml
Firma Bazlı Örnek : 6090122074-202401-EB-000000.xml
Şubeli Kullanım Örneği : 6090122074-202501-EB-000000-0002.xml

6. İmzalama ve GİB Gönderim İşlemleri

6.1 Mali Mühür Kullanımı

İmzalanan dosyalar “GİB’e Gönder” işlemi ile Gelir İdaresi Başkanlığı sistemine gönderilir.

6.2 e-Logo Entegratör Kullanımı

Oluşturulan dosyalar Gönder işlemi ile e-Logo sistemine gönderilir.

•    İmzalama işlemi e-Logo tarafından yapılır. 
•    İmzalanan dosyalar otomatik olarak GİB sistemine iletilir. 

7. Kontrol ve Doğrulama İşlemleri

Muhasebe Fişleri Kontrolü : Muhasebe fiş listesi (browser) ekranına eklenen Envanter Madde No  kolonu üzerinden ilgili fişlerin envanter numaraları kontrol edilebilir.

Defter Kontrolü : e-Defter ekranlarında aşağıdaki alanlar üzerinden kontrol yapılabilir:

Alan                              Açıklama
İlk/Son Envanter No    Defter dosyasındaki fişlerin envanter numaraları
İlk/Son Satır No           Fiş satırlarının sıra numaraları

8. Yetkilendirme

Aşağıdaki menüye yeni işlem eklenmiştir:
Genel Muhasebe → İşlemler → Envanter Madde Numaralama

Yetkilendirme kuralları:
•    Kullanıcı tam yetkili ise işlem öndeğer olarak yetkili gelir. 
•    Kullanıcının kısıtlı yetkisi varsa işlem varsayılan olarak yetkisiz gelir. 

9. Durum Sorgulama ve Onaylı Berat İndirme

9.1 e-Logo Entegratör Kullanımında

Gönderim Durumunu Sorgula (F9) : Servis üzerindeki ZIP dosyasının ve içeriğinin güncel durumu alınır. Durum kolonu güncellenir.

Dosyaları Servisten İndir :  GİB onaylı ve imzalı beratlar e-Defter katalog dizinine yazılır. İşlem sonrasında Defter Durumu “Onaylı Berat İndirildi” olarak güncellenir.

Dosya Görüntüleme : Sağ tık (F9) menüsünden , Defter Dosyasını Aç ve Berat Dosyasını Aç işlemleri yapılabilir.

Sürecin Tamamlanması ve Saklama :  Gönderim durumu “Tüm paket işlemleri başarıyla tamamlandı” olduğunda saklama işlemleri tamamlanmış kabul edilir. Portal ekranı üzerinden defterlerin saklama durumu kontrol edilebilir.

9.2 Mali Mühür Kullanımında

Onaylı Beratları İndir : GİB onaylı ve imzalı beratlar e-Defter katalog dizinine yazılır. İşlem sonrası Defter Durumu “Onaylı Berat İndirildi” olarak güncellenir.

Sağ tık (F9) menünden Onaylı Berat Yükle seçeneği ile indirieln berat dosyaları yüklenebilir.

Defter Saklama: Parametre tanımlarındaki seçime göre:

•    Otomatik saklama yapılabilir. 
•    Manuel olarak “Defter Saklama” işlemi çalıştırılabilir. 

Durum Sorgula işlemi ile saklanan defterlerin durumu kontrol edilir.

11. Envanter Defteri Oluşturma İşlem Sırası

1.    Açılış/Kapanış fişlerinin oluşturulması 

2.   öndeğer seçili hesapların haricinde diğer hesaplar dahil edilecek ise , hesap kartında seçim yapılması

3.    Envanter Madde Numaralama işleminin çalıştırılması 

4.    Numara kontrollerinin yapılması 

5.    Envanter Defteri oluşturulması 

6.    Berat oluşturulması 

7.    İmzalama işlemlerinin yapılması (parametre seçimine göre) 

8.    GİB gönderim işlemlerinin yapılması 

9.    Saklama işlemlerinin tamamlanması 

12. Sistem Kontrolleri

Sistem aşağıdaki kontrolleri otomatik olarak gerçekleştirir:

Kontrol    Açıklama

Tarih Kontrolü                         Açılış/Kapanış tarih kontrolü
Fiş Türü Kontrolü                     01 ve 07 fiş türü kontrolü
Hesap Kodu Kontrolü              Tanımlı hesapların kontrolü
Mükerrer Numara Kontrolü     Tekrar numaralandırma kontrolü
Şube Kontrolü                          Dosya ve içerik uyumluluğu
XML Şema Kontrolü                 XSD uyumluluğu
Şematron Kontrolü                  GİB şematron doğrulaması

13. Sonuç

Bu geliştirme ile birlikte:

•    GİB Envanter Defteri standardına uyum sağlanmış, 
•    XML ve Berat oluşturma süreçleri sisteme entegre edilmiş, 
•    Şube ve dönem bazlı kullanım desteği eklenmiş, 
•    Otomatik numaralama altyapısı oluşturulmuş, 
•    Kullanıcı işlemleri standartlaştırılmıştır. 

Böylece Envanter Defteri süreçleri daha kontrollü, hızlı ve mevzuata uyumlu şekilde yürütülebilmektedir.