Gelen e-Arşiv faturasını Logo'da bulamayan bir kullanıcı için en hızlı görünen çözüm belgeyi yeniden girmek olabilir. Fakat numara farklı alanda tutuluyorsa veya tarih farklı kaydedilmişse bu yaklaşım mükerrer kayıt doğurabilir. CMReportNET'in GİB e-Arşiv karşılaştırması, belge varlığını sistematik biçimde araştırmaya yardımcı olur. Doğru kullanım, “kayıtlı değil” sonucunu hemen yeni kayıt talimatına çevirmeden önce nedenini anlamaktır.
Muhasebe kontrolünde iki ayrı risk
Eksik belge, gider veya satın alma sürecinin zamanında tamamlanmamasına neden olabilir. Mükerrer belge ise aynı işlemin iki kez değerlendirilmesi riskini taşır. Bu iki riski birlikte yönetmek için gelen belge kaynağı ile Logo kayıtları karşılaştırılır. Kontrolün amacı yalnız eksikleri bulmak değil, yeniden giriş yapmadan önce mevcut kaydı araştırmaktır. Böylece kapanış döneminde düzeltme yükü azaltılabilir.
e-Arşiv, elektronik fatura düzenleme dünyasının bir parçasıdır; ancak bu yazı mevzuat veya belge geçerliliği denetimi anlatmaz. İncelenen özellik, GİB üzerinden erişilebilen gelen belgelerle Logo kayıtları arasındaki kayıt varlığı kontrolüdür. eLogo e-Fatura kontrolüyle aynı servis ya da aynı eşleştirme anahtarı kullanıldığı düşünülmemelidir. Kaynağı doğru seçmek araştırmanın ilk adımıdır.
Karşılaştırma neden üç bilgiyi birlikte kullanır?
CMReportNET GİB e-Arşiv akışında VKN/TCKN, fatura numarası ve tarih birlikte değerlendirilir. Logo'da fatura numarası ve belge numarası alanları aday olarak kontrol edilir. Böylece bir tedarikçinin benzer numaralı başka belgesiyle yanlış eşleşme yapılması azaltılır. Vergi kimliği eksikse veya tarih doğru değilse kayıt varlığı kesin biçimde değerlendirilemeyebilir. Bu sonuçların ayrı görülmesi muhasebe ekibine araştırma yönü verir.
Bu kontrol tutar eşitliğini ana eşleştirme şartı olarak kullanmaz. Listede toplam, vergi ve ödenecek tutar alanları bulunması, bütün tutarların otomatik doğrulandığı anlamına gelmez. “Logo'da kayıtlı” etiketi, tanımlı anahtarla tek eşleşme bulunduğunu belirtir. Belge satırları, vergi uygulaması ve muhasebe hesapları için gerekli kontroller ayrıca yürütülmelidir. Yazılımın verdiği sonucun kapsamını bilmek aşırı güveni önler.
Günlük iş akışına nasıl eklenir?
1. Sorumlu ve kapsam belirleyin
Kontrolü yapacak kişi, ilgili şirketin GİB erişimine ve Logo rapor kapsamına sahip olmalıdır. Önce Logo firması ve dönem seçilir; ardından sorgulanacak yıl ve ay belirlenir. Çok şirketli yapıda her şirket için ayrı çalışma çıktısı tutmak karışıklığı azaltır. Dosya adında şirket ve dönem bilgisi kullanmak küçük ama etkili bir alışkanlıktır.
2. GİB sorgusunu tamamlayın
“Gelen Earşiv-GİB Kontrol” ekranında kullanıcı kodu, şifre ve görsel doğrulama koduyla oturum açılır. Gerektiğinde Yeni Kod seçeneği kullanılır; ardından GİB'den Sorgula çalıştırılır. Bu kullanıcı doğrulamalı bir akıştır. Sorgu başarısızsa boş sonuçtan belge olmadığı sonucunu çıkarmayın. Oturum veya bağlantı sorunu giderildikten sonra işlemi tekrarlayın.
3. Önce bütün sonuçları görün
İlk incelemeyi Tümü görünümünde yapın. Daha sonra Kaydedilenler ve Kaydedilmeyenler filtreleriyle listeyi daraltabilirsiniz. Belirsiz veya eksik bilgiyle sonuçlanan satırların atlanmaması için yalnız kaydedilmeyen filtreye bağlı kalmayın. Her sonucun aynı kesinlikte olmadığını ekip içinde anlatın. Belirsizlik, üzerinde çalışılacak bir durumdur; otomatik hata düzeltme emri değildir.
Üç örnek olay
Belge numarası başka alanda
Tedarikçinin fatura numarası Logo'da belge numarası alanına yazılmış olabilir. Karşılaştırma bu alanı da değerlendirdiği için mevcut kaydı bulabilir. Elle aramada yalnız fatura numarası alanına bakan kullanıcının göremediği bir kayıt böylece açıklanır. Aynı belgeyi tekrar kaydetmeden önce iki alanı da kontrol etmek yararlıdır.
Tarih bir gün farklı
VKN ve numara aynı, tarih farklıysa üçlü anahtar eşleşmez. Kullanıcı bunu eksik fatura gibi görüp yeni kayıt açarsa tekrar riski oluşur. Önce mevcut belge bulunmalı, tarih farkının kaynağı araştırılmalıdır. Düzeltme gerekiyorsa normal yetkili Logo süreci uygulanır. Sonrasında aynı ay için kontrol tekrar çalıştırılır ve sonucun değiştiği doğrulanır.
Birden fazla aday var
Aynı kimlik, numara ve tarih iki kayıtta bulunuyorsa sonuç belirsizdir. Burada otomatik bir kaydı silmek doğru yaklaşım değildir. Bağlantılı işlemler, kayıt geçmişi ve belgenin niteliği incelenmelidir. CMReportNET bu belirsizliği görünür kılar; hangi kaydın korunacağına muhasebe ekibinin yerine karar vermez. Sonuç listesi incelemenin başlangıç noktasıdır.
Ay sonu kapanışına katkısı
Kontrolün yalnız son gün yapılması, araştırma için yeterli zaman bırakmayabilir. Belge yoğunluğuna göre ara kontroller yapılması açık konuların erken görülmesini sağlar. Kapanış öncesi aynı kapsamla son bir tekrar, bekleyen kayıtların durumunu gösterir. Böylece “hangi belgeler kaldı?” sorusu kişisel hafızaya değil, tarihli ve açıklamalı bir listeye dayanır.
İnceleme dosyasında her fark için sorumlu, açıklama ve takip tarihi tutulabilir. Bu alanların uygulama tarafından otomatik iş akışına dönüştürüldüğü varsayılmamalıdır; işletmenin kendi takip yöntemidir. Önemli olan, aynı satırın her kontrolde yeniden araştırılmasını önleyecek açıklamayı saklamaktır. Bir fark çözüldüğünde yalnız dosyadaki işareti değiştirmek yerine kaynak kayıt ve yeni sorgu sonucu kontrol edilmelidir.
Rapor paylaşımında dikkat edilecekler
Excel veya PDF çıktısını paylaşmadan önce firma, ay ve sorgunun tamamlanma durumunu kontrol edin. Kayıtlı, kayıtlı değil ve belirsiz sonuçları aynı toplam altında açıklamasız birleştirmeyin. Dosyanın yalnız gerekli kişilerle paylaşılması, ticari belge bilgilerinin gereksiz yayılmasını önler. GİB giriş bilgileri raporun parçası değildir; ekran görüntüsünde yer almamalıdır.
Ekipte herkesin aynı belgeyi farklı yöntemle araştırmasını önlemek için kısa bir kontrol sırası belirleyin: firma/dönem, vergi kimliği, numara alanları, tarih ve mevcut belge. Bu sıralama teknik bir zorunluluktan çok tutarlı çalışma yöntemidir. Sonuçta amaç yalnız daha hızlı aramak değil, yeni kayıt açma kararını yeterli bilgiyle vermektir. Kayıtların doğruluğu işletmenin normal muhasebe denetimiyle tamamlanır.
Sık sorulan sorular
Kayıtlı değil sonucu kesin eksik belge midir?
Her zaman değil. Tarih, vergi kimliği veya kapsam farklılığı da eşleşmeyi engelleyebilir. Yeniden kayıt öncesinde bu alanlar araştırılmalıdır.
Mükerrer kayıt otomatik silinir mi?
Hayır. Birden fazla aday belirsizlik olarak değerlendirilir. Silme veya düzeltme kararı normal yetkili süreçte verilir.
GİB ekranı kullanıcı girişi gerektirir mi?
Evet. Kullanıcı kodu, şifre ve doğrulama kodu ile oturum açılır. CAPTCHA aşan gözetimsiz bir işlem gibi düşünülmemelidir.
Tutar kontrolü için bu sonuç yeterli mi?
Hayır. Kayıt varlığı anahtarı vergi kimliği, numara ve tarihtir. Tutar, vergi ve hesap doğruluğu ayrıca incelenmelidir.
Ürün ve ilgili rehberler
CMReportNET ürün tanıtımı üzerinden kapsamı inceleyebilir, CMReportNET Desktop kurulum dosyasını resmi dağıtım adresinden indirebilirsiniz.
Düşüncenizi Paylaşın