Logo kullanan bir işletmede ay sonu dosyası hazırlarken faturaların okunabilir kopyalarına, elektronik belge dosyalarına ve ilgili dönemin defter belgelerine ihtiyaç duyulabilir. CMReportNET ile e-Fatura ve e-Arşiv belgelerini listeden seçip PDF veya UBL olarak toplu indirebilir, e-defter ve beratları PDF dosyaları halinde bir klasörde toplayabilirsiniz.
Önce amaca uygun dosya biçimini seçin
Bir faturayı incelemek ya da ekip arkadaşınızla paylaşmak için PDF kullanışlıdır. Faturanın yapılandırılmış elektronik verisini almak istediğinizde ise UBL/XML dosyasına ihtiyaç duyarsınız. Bu iki çıktı aynı amaçla kullanılmaz. e-Defter ve beratların özgün biçimi de XML’dir; bunlar UBL fatura dosyası değildir. PDF kaydı, belgeleri daha rahat görüntülemek ve inceleme dosyasına eklemek için kullanılır.
Logo faturalarında toplu indirme nasıl yapılır?
CMReportNET’in alış veya satış faturaları ekranını açın. Önce doğru firma ve dönemde olduğunuzu kontrol edin. Liste üzerindeki tarih, cari hesap kodu ve cari hesap ünvanı gibi sütun filtreleriyle işlem yapacağınız kayıtları belirleyin. Ardından faturaların solundaki Seç kutularını işaretleyin.
Alt bölümdeki Toplu PDF İndir düğmesi fatura görsellerini, Toplu UBL İndir düğmesi elektronik fatura XML dosyalarını hedef klasöre kaydeder. İhtiyacınız her iki biçimse, aynı kayıtlar için PDF ve UBL indirme işlemlerini ayrı ayrı yapabilirsiniz. İndirme bittikten sonra sonuç bilgisini kontrol edin; erişilemeyen belgeleri ayrıca değerlendirin.
Bu işlem, faturaları tek tek açıp her biri için kaydetme adımını tekrar etmeyi azaltır. Dosya adında fatura numarası ile cari hesap bilgisinin kullanılması arşivde belgeyi bulmayı kolaylaştırır. Entegrasyon üzerinden belgenin erişilebilir olması ve kullanıcının gerekli yetkilere sahip olması gerekir. Bağlantısı veya belgesi bulunmayan kayıt için otomatik olarak yeni bir fatura oluşturulmaz.
Yevmiye Defteri, Defteri Kebir ve beratların PDF kaydı
Genel Muhasebe altındaki e-Defterler listesinde ilgili yıl ve ayın kayıtlarını bulun. Defter türü, başlangıç ve bitiş tarihleri ile durum bilgisini birlikte kontrol edin. Defter ve berat sütunlarındaki görüntüleme simgeleri, belgeyi açıp incelemenizi sağlar.
- PDF dosyasını almak istediğiniz e-defter satırlarını seçin.
- PDF düğmesine basın.
- Defter ve berat PDF’lerinin kaydedileceği klasörü belirleyin.
- Kaydedilen ve bulunamayan belge sayılarını işlem sonunda kontrol edin.
Kayıt seçmeden PDF düğmesine basıldığında liste raporu alınır. Defter belgelerinin toplu çıktısı için satır seçimi yapılmalıdır. Böylece bir kayıt listesinin PDF raporuyla defterin kendi PDF belgesi birbirine karışmaz.
Dönem dosyalarını düzenlemek için pratik öneri
Arşivi firma, yıl ve ay altında ayırın; PDF faturalar, UBL faturalar, defterler ve beratlar için ayrı klasörler kullanın. Örneğin Kasım ayı incelemesi için önce o aya ait faturaları filtreleyin, ardından e-defterler ekranından aynı dönemin belgelerini seçin. PDF kopyalarının yanında özgün XML dosyalarını da saklayın. Böylece hem okunabilir evrak dosyanız hem elektronik belge arşiviniz düzenli kalır.
İşletmenizin belge akışına uygun kullanım
Toplu indirme; muhasebe kontrolü, dönem evraklarını hazırlama ve şirket içi belge paylaşımında tekrar eden adımları azaltır. CMReportNET’in firmanızdaki Logo kullanımıyla nasıl çalışacağını öğrenmek için Logo Ürünleri üzerinden bizimle iletişime geçebilirsiniz. Uygulamanın diğer özelliklerini CMReportNET ürün sayfasında inceleyebilirsiniz.
Düşüncenizi Paylaşın