Bir tahsilat görüşmesinde en zor an, tarafların farklı rakamlar üzerinden konuştuğunu fark ettiği andır. Görüşmeyi sürdürmek için önce hangi kayıtların karşılaştırıldığını anlamak gerekir. CMReportNET Cari Hesaplar İşlem Merkezi, cari kartı, hareketleri ve fiş içeriğini birlikte inceleyerek bu hazırlığı kolaylaştırır.
Toplamdan önce kapsamı konuşun
Müşterinin verdiği rakam hangi tarihe ait? Sizin baktığınız liste hangi firma ve dönemi kapsıyor? Bir tutarı karşılaştırmadan önce bu soruların yanıtını netleştirin. Özellikle belirli bir ayın hareketleriyle hesabın genel bakiyesini karşılaştırmak, açıklanması güç görünen ama kapsam farkından kaynaklanan sonuçlar doğurabilir.
Cari kartı kod veya açıklamayla bulabilirsiniz. Listede bakiye ve raporlama dövizi bakiyesi gibi alanlar yer alır. Bakiye Verenler seçeneği, incelemeye bakiyesi bulunan hesaplardan başlamak istediğinizde yardımcı olur; bu filtre tek başına gecikmiş alacak listesi anlamına gelmez.
Görüşme notunu belgeye bağlayın
Hesabı seçtikten sonra ilgili tarih aralığının hareketlerini açın. Konuşulacak işlemi belirleyin ve fiş içeriğini inceleyin. Notunuza yalnız tutarı değil, tarih ve belge bilgilerini de ekleyin. Böylece görüşme sırasında “Geçen ayki fatura” yerine belirli bir kayıt üzerinden ilerleyebilirsiniz.
Bir iade, ödeme veya başka hareketin hesap üzerindeki etkisini araştırırken kayıt türünü ve ayrıntısını birlikte değerlendirin. Sadece toplam bakiyeye bakarak müşterinin hangi belgeyi ödediğine ya da hangi tutarın geciktiğine karar vermeyin.
Finans ve satış ekibi aynı dosyada buluşsun
Hareket listesini Excel veya PDF olarak dışarı alabilirsiniz. Çıktı, seçili tarih aralığındaki tüm hareketler için hazırlanır; ekrandaki sayfayla sınırlı bir kontrol yapmadığınızdan emin olmanıza yardımcı olur. Gerekli fiş içeriğini ayrıca paylaşılacak çalışma dosyasına ekleyebilirsiniz.
Raporun kimlerle paylaşılacağını hesabın ve bilginin niteliğine göre belirleyin. Erişim yetkileri, çalışma sırasında görülebilen alanların kapsamını etkileyebilir. Farklı kullanıcıların görünümünü karşılaştırırken bunu da dikkate alın.
Daha iyi hazırlık, daha açık iletişim
İşlem merkezini her görüşmeden önce aynı sırayla kullanın: hesabı bul, kapsamı doğrula, hareketi incele, fişi değerlendir. Bu düzen resmi mutabakatın veya tahsilat kaydının yerine geçmez; o süreçlerin daha somut bilgiyle yürütülmesini destekler. Hesabı anlatan şey yalnız sonuç rakamı değil, o rakama ulaşan kayıtlardır.
CMReportNET ile devam edin
CMReportNET ürün özelliklerini inceleyin ve işletmenizde kullanmak istediğiniz raporları belirleyin.
Düşüncenizi Paylaşın