Bir raporun hazırlanması kadar doğru kişiye zamanında ulaşması da önemlidir. Her gün aynı dosyayı oluşturup göndermek, raporlamayı kişisel bir hatırlatma işine dönüştürebilir. CMReportNET Otomatik Rapor özelliği, uygun raporların PDF olarak e-postayla paylaşılması için kurallı bir gönderim düzeni sunar.
Raporun bir sahibi ve amacı olsun
Otomasyona başlamadan önce raporun alıcısını ve kullanım amacını belirleyin. Hangi ekip bu bilgiyle neyi kontrol edecek? Rapor her gün mü gerekli, yoksa daha farklı bir periyot mu uygun? Gönderim sıklığını alışkanlığa göre değil, bilginin ne zaman kullanılacağına göre seçin.
Aynı rapor farklı ekipler için farklı kapsamlarla hazırlanabilir. Bu nedenle kural adına raporu ve amacı yazmak yararlıdır. Bir süre sonra çok sayıda kural oluştuğunda hangi gönderimin neden var olduğunu anlamak kolaylaşır.
Filtreyi kurun, sonucu görün
Otomatik Rapor ekranında yetkiniz kapsamındaki raporu seçin. Rapor seçeneklerini ve desteklenen alan filtrelerini düzenleyin. Tarih aralığının sabit mi kalacağını, yoksa raporun desteklediği dönem seçimine göre mi çalışacağını kontrol edin.
Önizleme adımı, e-posta göndermeden sonucu görmenizi sağlar. Bu aşamada beklenen kayıtların bulunduğunu, tarih kapsamının doğru olduğunu ve gereksiz ayrıntıların ayıklandığını değerlendirin. Boş sonuçla karşılaşırsanız önce filtre ve erişim koşullarını inceleyin.
Alıcı ve zamanlamayı tamamlayın
Kayıtlı e-posta adreslerinden alıcıları seçin, periyodu ve ilk gönderim zamanını belirleyin. İlk gönderim alanı Türkiye saatine göre tanımlanır. E-posta metnini raporun amacını açıklayacak şekilde düzenleyebilir, desteklenen firma ve dönem gibi alanlardan yararlanabilirsiniz.
İlk gerçek gönderimden sonra PDF'yi ve teslimatı kontrol edin. Kaydetme işleminin başarılı olması, iletinin alıcıya ulaştığının tek başına kanıtı değildir. Düzenli raporlamanın sağlıklı başlaması için ilk sonucun görülmesi önemlidir.
Çalışması için hangi koşullar gerekli?
CMReportNET bilgilendirme servisi gerekli kurulumla masaüstü programı kapalıyken de görev yapabilir. Ancak bilgisayar açık olmalı, servis çalışmalı ve veri ile e-posta bağlantıları erişilebilir durumda bulunmalıdır. Kapalı bilgisayardan rapor gönderimi beklenmemelidir.
Kullanıcı ve rapor yetkileri de gönderim kapsamının parçasıdır. Ekip değişikliklerinde alıcıları ve kuralları gözden geçirin. İyi kurulmuş bir otomatik rapor düzeni, yalnızca gönder düğmesine basma işini azaltmaz; raporun kim için, hangi kapsamda ve ne zaman hazırlanacağını da netleştirir.
CMReportNET ile devam edin
CMReportNET ürün özelliklerini inceleyin ve işletmenizde kullanmak istediğiniz raporları belirleyin.
Düşüncenizi Paylaşın